Hàng hóa là những gì mà doanh tạo ra nhằm đáp ứng nhu nhu cầu cho người tiêu dùng. Vì vậy việc kiểm soát hàng hóa cũng giống với việc kiểm soát quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cùng mối quan hệ giao thương với các khách hàng.
Vậy có nên ứng dụng phần mềm quản lý kho bán hàng cho doanh nghiệp? Đâu là những kinh nghiệm quản lý kho hàng mà nhà quản trị nào cũng nên nằm lòng để có thể quản lý kho hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Kiểm soát kỹ lưỡng quy trình xuất, nhập và tồn kho
Trong quá trình nhập kho, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa và xác nhận số lượng đúng là bước quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa nhận vào kho đáp ứng yêu cầu. Các quy trình nhập kho cần phải được thiết lập rõ ràng và tuân thủ để ghi nhận, phân loại và lưu trữ hàng hóa một cách chính xác.
Khi xuất kho, việc chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra trước khi giao là vô cùng quan trọng. Quy trình đóng gói và kiểm tra chất lượng giúp đảm bảo sản phẩm được giao cho khách hàng là đúng yêu cầu và không bị hỏng hóc. Sử dụng các phần mềm xuất nhập kho quản lý giúp ghi nhận thông tin hàng hóa, từ quá trình nhập đến xuất, giúp theo dõi và điều chỉnh một cách chính xác, tối ưu hóa hoạt động và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2. Áp dụng phân tích ABC
Việc áp dụng phân tích ABC cho phép bạn xác định và ưu tiên quản lý có mặt hàng tồn kho bằng cách phân loại sản phẩm vào ba nhóm khác nhau:
Nhóm A: Bao gồm các sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm. Đây thường là những mặt hàng có giá trị lớn nhưng do yêu cầu thị trường thấp nên có thể ảnh hưởng đến tồn kho và vốn lưu động.
Nhóm B: Gồm các sản phẩm có giá trị trung bình và tần suất bán ra ổn định. Đây thường là loại hàng hóa có giá trị vừa phải, không quá cao nhưng vẫn được bán ra đều đặn, không gây áp lực lớn lên tồn kho.
Nhóm C: Bao gồm các sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra cao. Đây là những mặt hàng có giá trị thấp nhưng do được bán ra thường xuyên, có thể tạo ra doanh thu ổn định và đóng góp vào lưu lượng bán hàng tổng thể hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa FIFO và LIFO tùy thuộc vào nhu cầu xuất nhập hàng và loại hàng hóa:
FIFO (First In, First Out): Hàng hóa nhập trước sẽ được xuất trước. Đây là cách sắp xếp phù hợp hầu như là tất cả các hàng hóa. Nhưng sẽ phù hợp nhất đối với các loại hàng hóa có hạn sử dụng, hoặc dễ bị hư hỏng, đổ vỡ.
LIFO (Last In, First Out): Hàng hóa nhập gần đây nhất sẽ được xuất trước. Phương pháp này thể hiện các sản phẩm mới nhập sẽ được ưu tiên xuất trước, các mặt hàng cũ thì sẽ xuất sau. Cách này sẽ phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng dài có có thể lưu kho lâu.
Kinh nghiệm quản lý kho hàng theo phương pháp FIFO và LIFO
4. Kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kê kho hàng là hoạt động quan trọng trong quản lý kho của mọi doanh nghiệp. Có ba hình thức chính:
Kiểm kê vật lý: Là việc kiểm tra toàn bộ hàng tồn kho cùng một lúc, thường được thực hiện mỗi năm một lần. Mặc dù đảm bảo tính chính xác cao, nhưng đây có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Kiểm kê tại chỗ: Là việc kiểm tra số lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết để xác định các mặt hàng bán chạy và điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
Kiểm kê chu kỳ: Thay vì kiểm kê vật lý đầy đủ một lần mỗi năm, việc này được thực hiện định kỳ trong suốt cả năm. Các mặt hàng được kiểm tra theo lịch trình khác nhau (hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng) để đảm bảo việc kiểm kê diễn ra liên tục và hiệu quả hơn.
5. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Một trong những sự lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp cũng như nhà quản trị chính là phần mềm quản lý kho hàng Viindoo Inventory. Đây là một trong những phần mềm được phát triển và thuộc hệ sinh thái các phần mềm quản lý doanh nghiệp của Viindoo. Với giải pháp quản lý kho theo vị trí bao gồm các khả năng nổi bật của phần mềm:
Quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp tổng hợp mọi thông tin về sản phẩm
Quản lý và truy vết sản phẩm theo Số sê-ri/ Số lô
Thao tác nhập, kiểm soát nhanh thông qua hai phương pháp Lavoisier và Ghi sổ kép
Quản lý đa nhà kho trên cùng một nền tảng
Ngoài ra, phần mềm cũng được tích hợp trên điện thoại thông minh giúp các nhà quản trị có thể quản lý kho hàng từ xa giúp cho quá trình xuất nhập hàng hóa được theo dõi sát sao, các dữ liệu sẽ tự động đồng bộ giữ các thiết bị với nhau.
Trên đây là một vài kinh nghiệm quản lý kho hàng mà chúng tôi đã đưa ra cho các nhà quản trị có thể tham khảo thêm. Rất mong đây sẽ là những thông tin vô cùng bổ ích và quý giá đến với các quý độc giả để có thể củng cố góc nhìn và sự lựa chọn hợp lý do doanh nghiệp/dự án của mình.
